Untuk suatu organisasi atau perusahaan, proses penerimaan karyawan merupakan hal yang sangat penting. Biasanya, perusahaan yang mencari karyawan menyerahkan proses ini pada HRD atau Human Resource Development.
Rekrutmen atau tahap penerimaan orang-orang untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan harus memperhatikan banyak aspek karena akan berdampak pada proses perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Oleh sebab itu, diperlukan cara yang tepat dalam rekrutmen. Berikut adalah 10 cara HRD menerima karyawan, yakni sebagai berikut:
1. Analisis kebutuhan tenaga kerja
Sebelum melakukan rekrutmen, HRD harus terlebih dahulu mengetahui posisi atau jabatan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan mungkin saja memiliki perbedaan satu sama lain terkait kebutuhan sumber daya manusia.
Selain itu, tahap awal ini dilakukan agar nantinya tidak ada posisi yang tugasnya tumpang tindih dengan jabatan lain sehingga menyebabkan pekerjaan menjadi tidak efisien, baik secara waktu, biaya, maupun kegiatannya.
Sebaliknya, jika ada jabatan ternyata dibutuhkan tetapi justru tidak dibuka rekrutmen untuk jabatan tersebut, mungkin akan ada beberapa tugas yang harus dikerjakan oleh satu orang sekaligus sehingga hasilnya pun tidak efektif karena karyawan bisa saja merasa kewalahan.
2. Membuat rancangan deskripsi tugas dengan detail
Ketika HRD sudah mengetahui kebutuhan apa saja yang perlu diisi terkait jabatan atau posisi, cara selanjutnya adalah membuat rancangan deskripsi tugas dari jabatan-jabatan tersebut secara rinci dan jelas untuk menjadi panduan dalam menerima karyawan yang tepat.
Rancangan deskripsi tugas ini juga penting bagi pelamar untuk mengetahui apakah dirinya punya peluang atau kemungkinan untuk dapat diterima berdasarkan kemampuan, pengetahuan, maupun pengalaman yang sudah dimiliki.
3. Merencanakan strategi untuk rekrutmen
Setelah memiliki deskripsi tugas kerja, cara selanjutnya adalah membuat rencana strategi rekrutmen. Hal ini dikarenakan terdapat banyak macam proses rekrutmen yang dapat dilakukan oleh HRD. Namun, semuanya harus disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi perusahaan.
Tentukan strategi yang paling efektif dan efisien sehingga perusahaan mendapatkan karyawan yang dibutuhkan, tetapi dengan sistem yang tidak terlalu rumit, waktu yang relatif singkat, serta membutuhkan biaya yang tidak terlalu besar.
4. Menyiapkan format penilaian serta checklist proses rekrutmen
Berdasarkan strategi rekrutmen yang sudah dibuat, jangan lupa untuk menyiapkan format penilaiannya. Misalnya, pada tahap seleksi berkas, apa saja hal-hal kunci yang menjadi poin penilaian selain memang sudah memenuhi persyaratan secara fisik.
Siapkan juga checklist proses rekrutmen agar lebih mudah untuk mengetahui kebutuhan atau tahapan apa saja yang sudah berhasil dilalui oleh kandidat sehingga memudahkan juga untuk nantinya melakukan seleksi.
5. Menyeleksi berkas calon karyawan
Pada umumnya, perusahaan melakukan rekrutmen dengan menggunakan tahap seleksi berkas sebelum melakukan tahapan lainnya. Secara umum, berkas yang dibutuhkan, seperti pas foto, SKCK, KTP dan SIM, dan ijazah. Sedangkan secara khusus terdapat surat lamaran kerja, resume, CV, atau motivation letter.
Berkas tersebut penting karena dapat memberi HRD gambaran awal mengenai kandidat yang ada. Selain itu, cara ini juga dapat membuat proses wawancara menjadi semakin mudah sebab ketika ada banyak orang yang melamar, sering kali tidak mungkin untuk melakukan wawancara satu persatu dengan semua kandidat.
Akan tetapi, daftar berkas apa saja yang dibutuhkan tetap disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal yang terpenting adalah perusahaan mengetahui pengalaman, kemampuan, motivasi, atau informasi dasar yang nantinya dapat diperdalam pada tahap wawancara.
6. Memeriksa latar belakang dan referensi lain
HRD dapat melihat karakteristik kandidat dari sudut pandang atau sumber lain, selain yang sudah ditunjukkan kandidat sendiri dalam berkas-berkasnya.Cara ini cukup menyita waktu HRD, tetapi terkadang tetap digunakan sebagai salah satu cara menerima karyawan.
Misalnya, HRD melihat media sosial yang digunakan kandidat, aktivitas kandidat di media sosial, hubungan sosial kandidat, aktivitasnya, atau bahkan riwayat kriminal. Dengan demikian, HRD juga mendapatkan informasi yang tidak didapatkan secara langsung dari pelamar.
7. Melakukan wawancara
Wawancara merupakan cara yang paling penting untuk HRD menerima kandidat dari suatu posisi yang dibutuhkan, baik secara formal, maupun secara nonformal. Hal ini dikarenakan wawancara berisi komunikasi secara langsung sehingga HRD juga dapat melihat kandidat secara apa adanya.
Sebelum wawancara, penting bagi HR atau rekruiter untuk membuat daftar pertanyaan penting untuk dapat menggali informasi dari kandidat sehingga nantinya bisa dijadikan dasar pertimbangan untuk menerima atau menolak kandidat tersebut.
HR harus memperhatikan juga hal-hal yang menjadi “red flag”. Red flag merupakan istilah untuk petunjuk perilaku kandidat yang bisa dipersepsikan sebagai tanda kalau kandidat lebih baik tidak diterima. Misalnya datang terlambat, tidak menggunakan pakaian yang baik, terlalu tinggi hati, kurang sopan, dan lain-lain.
Maka dari itu, pada saat wawancara, HR tidak hanya memperhatikan aspek verbalnya saja, tetapi juga aspek non-verbal yang mungkin ditunjukkan secara tidak sadar. Selain itu, penting juga lihat seberapa tertarik kandidat terhadap perusahaan atau posisi yang dilamar.
8. Memberi psikotes
Sejak Perang Dunia II, penggunaan ilmu psikologi dalam hal rekrutmen sudah digunakan, tepatnya pada saat proses seleksi calon tentara menggunakan tes Alpha dan Beta. Setelah itu, tes psikologi terus dikembangkan khususnya untuk kebutuhan industri dan organisasi.
Secara umum, terdapat dua jenis psikotes, yakni tes kemampuan, seperti intelegensi dan bakat serta tes kepribadian, seperti MBTI atau DISC yang dapat digunakan HRD dalam proses rekrutmen atau penerimaan karyawan.
9. Membandingkan seluruh kandidat yang mendaftar
Apabila seluruh proses seleksi yang berkaitan dengan kandidat langsung sudah selesai. Cara berikutnya adalah HRD bersama dengan pihak-pihak terkait dapat membandingkan hasil seleksi kandidat dari tahap-tahap sebelumnya.
Proses ini penting untuk mendapatkan karyawan atau orang yang akan mengisi suatu jabatan tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan dari banyaknya pelamar yang mendaftar.
Maka dari itu, perlu kejelian yang tinggi agar calon-calon yang kurang berpotensi dapat tereliminasi terlebih dahulu sehingga memudahkan untuk mencari yang paling sesuai.
10. Memilih kandidat yang cocok untuk posisi tertentu
Dari berbagai kandidat yang sudah terseleksi, HRD kemudian harus menentukan kandidat yang paling pantas untuk mendapat pekerjaan. Di sisi lain, penting juga untuk menempatkan seseorang sesuai dengan kemampuan dan kepribadiannya.
Setelah membuat keputusan, HRD dapat menghubungi kandidat yang diterima tadi untuk memberitahukan secara lebih jelas mengenai sistem kerja atau informasi-informasi lainnya yang harus dipahami dan dipersiapkan terlebih dahulu sebelum mulai bekerja.
Demikianlah 10 cara HRD menerima karyawan. Kesimpulannya, proses penerimaan atau rekrutmen sangat penting bagi perusahaan sebab berpengaruh pada pencapaian tujuan yang dimiliki perusahaan tersebut sehingga diserahkan pada HRD.
Cara-cara yang dapat dilakukan, di antaranya analisis kebutuhan tenaga kerja, membuat rancangan deskripsi tugas dengan detail, merencanakan strategi untuk rekrutmen, menyiapkan format penilaian serta checklist proses rekrutmen, serta menyeleksi berkas calon karyawan.
Selain itu, HRD juga memeriksa latar belakang dan referensi lain, melakukan wawancara, memberi psikotes, membandingkan seluruh kandidat yang mendaftar, dan yang terakhir memilih kandidat yang cocok untuk posisi tertentu.