Public Relation: Fungsi – Tujuan dan Contoh Penerapannya

Komunikasi tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari manusia sebab tanpa adanya komunikasi, manusia sulit untuk terhubung apa lagi untuk memenuhi kebutuhannya. Terdapat sebuah konsep dalam komunikasi, yakni public relation. Berikut adalah penjelasan mengenai public relation.

Pengertian Public Relation

Secara umum, public relation diartikan sebagai upaya komunikasi untuk menjalin hubungan dengan orang lain. Public relation dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai hubungan masyarakat atau biasa disebut dengan humas. Dalam KBBI, hubungan masyarakat diterjemahkan sebagai bagian lembaga pemerintah atau swasta yang melakukan kegiatan mencari dukungan publik bagi usaha-usahanya.

Menurut , public relation adalah upaya mencapai tujuan tertentu dengan menjalankan fungsi manajemen yang sudah terprogram dan terencana secara jelas, berdasarkan fakta, serta dapat dikomunikasikan sehingga ada evaluasi setelah ada hasil yang tercapai. Sedangkan Edward L. Barney (1955) berpendapat bahwa public relation merupakan kegiatan membujuk orang banyak untuk memahami dan memiliki niat baik.

The British Institute of Public Relations dalam Ruslan (1998) mendefinisikan public relation ke dalam dua hal, yakni aktivitas manajemen komunikasi antara organisasi dan orang-orang yang berkaitan serta praktik yang disengaja, terencana, dan secara terus menerus untuk mempertahankan dan menjaga pemahaman satu sama lain.

Fungsi Public Relation

Terdapat empat fungsi utama dari kegiatan public relation, yakni:

• Komunikator dalam berbagai aktivitas yang berhubungan dengan komunikasi oleh organisasi secara dua arah sehingga tercipta opini publik.
• Membangung dan membina hubungan baik dengan publik, baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi sehingga tercipta kepercayaan satu sama lain dan tercapainya tujuan bersama.
• Berperan dalam fungsi manajemen yang terkait dengan POAC (planning, organizing, actuating, dan controlling).
• Membuat citra organisasi sesuai dengan tujuan akhir dari kegiatan program kerja public relation terkait publikasi dan promosi.

Fungsi public relation oleh Public Relations Society of America (Cutlip, Center, & Broom, 2009):

• Membuat perencanaan terkait tujuan, anggaran, rekrutmen, fasilitas, kelola sumber daya, dan sebagainya.
• Analisis dan interpretasi opini serta sikap publik yang dapat berpengaruh terhadap rencana organisasi.
• Memberikan saran untuk pihak manajemen dalam organisasi untuk membuat kebijakan dan keputusan.
• Menerapkan perencanaan untuk mempengaruhi atau mengubah kebijakan publik.
• Melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi program public relation secara berkala.

Tujuan Public Relation

Kusumastuti (2002) dalam Wahyuningsih (2013) menjabarkan beberapa tujuan dari public relation atau hubungan masyarakat, di antaranya:

1. Membentuk dan memelihara pengertian satu sama lain

Organisasi dan publik yang memiliki saling mengerti diawali dengan proses pengenalan dan pemahaman satu sama lain yang baik, terkait harapan, cita-cita, kepentingan, kebutuhan, serta karakter masing-masing. Hal tersebut dapat memudahkan kegiatan public relation karena langkah-langkah yang akan dipilih sudah berdasarkan pertimbangan yang disesuaikan dengan kedua belah pihak.

2. Menumbuhkan dan menjaga kepercayaan

Organisasi dan publik harus memiliki rasa percaya satu sama lain untuk bekerja sama sehingga humas dapat menerapkan prinsip-prinsip komunikasi persuasif dengan baik. Hal yang terpenting agar publik percaya adalah dengan memberikan persuasi secara tulus dan tidak terlalu berlebihan. Di sisi lain, organisasi juga harus dapat percaya pada publiknya.

3. Menciptakan dan mempertahankan kerja sama

Tujuan terakhir dari public relation adalah adanya kerja sama atau bantuan yang nyata. Maksudnya, sudah ada bentuk tindakan yang dapat dilihat dan dirasakan oleh pihak humas maupun publik setelah dilakukan komunikasi dan perencanaan oleh kedua belah pihak.

Pentingnya Public Relation

Defli (2009) berpendapat bahwa public relation menjadi jembatan antara organisasi dengan publik baik internal maupun eksternal agar tercipta kondisi saling pengertian. Hal tersebut menjadi penting karena di satu sisi, organisasi tidak dapat berdiri sendiri dan membutuhkan publik untuk dapat terus berjalan dan begitu pula sebaliknya.

Public relation bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan-pesan dengan metode tertentu dengan harapan publik dapat memahami dan tercipta kesepahaman. Untuk lingkup internal, public relation adalah komunikator yang dapat menghubungkan anggota dengan berbagai pihak dalam organisasi yang berbeda divisi atau jabatan.

Tidak hanya itu, public relation sebagai garda terdepan untuk berhadapan dengan pihak lain juga penting dalam menciptakan citra yang positif serta membuat impresi yang baik dan menyenangkan sehingga organisasi dipandang baik, dihormati, serta dihargai. Dengan demikian, terdapat peluang kerja sama di masa selanjutnya.

Metode Public Relation

Umar (2003) dalam Artis (2011) memaparkan beberapa metode strategi public relation yang dapat dilakukan dengan strategi-strategi, yakni sebagai berikut:

• Publikasi, yakni melakukan penyebarluasan informasi melalui berbagai media mengenai kegiatan yang sudah, sedang, maupun akan dijalankan oleh organisasi kepada publik agar dapat diketahui dengan harapan tercipta kesepahaman publik.
• Acara, yakni membuat perencanaan serangkaian aktivitas tertentu dengan tujuan untuk memperkenalkan produk atau layanan kepada publik dan dapat mempengaruhinya.
• Berita, yakni menciptakan berita dengan berbagai bentuk, seperti media cetak, media massa, media online dengan bentuk tulisan, video, dan sebagainya untuk meningkatkan publikasi.
• Keterlibatan komunitas, yakni publik ikut serta dalam aktivitas dari public relation dengan mengadakan komunikasi secara terus menerus dalam rangka menjaga hubungan humas selaku perwakilan organisasi dengan publik.
• Memberi informasi dan citra, yakni upaya public relation untuk dapat menarik perhatian sehingga tercipta citra organisasi yang positif di hadapan publik.
• Negosiasi dan pelobian, yakni salah satu tugas utama dari public relation dalam melakukan pendekatan yang diiringi dengan kemampuan negosiasi untuk mendapatkan atensi publik membuat kesepakatan bersama.
• Tanggung jawab sosial, organisasi tidak hanya bertanggung jawab terhadap organisasi itu sendiri, tetapi juga terhadap publik atau dalam hal ini masyarakat untuk dapat meningkatkan citra positif organisasi.

Contoh Penerapan Public Relation

Contoh penerapan public relation terdapat dalam organisasi kemahasiswaan Badan Eksekutif Mahasiswa. Biasanya, di dalam BEM ada divisi yang berperan sebagai humas meski namanya bisa berbeda-beda. Anggota yang tergabung dalam divisi ini memiliki tugas-tugas seperti berkomunikasi dengan kemahasiswaan, BEM dari fakultas atau universitas lain, organisasi lain, lembaga lain, dan pihak lain yang ingin dihubungi.

Dalam contoh lain, terdapat pula humas dalam suatu kepanitiaan, seperti untuk kegiatan perlombaan maupun webinar. Untuk perlombaan, humas berperan sebagai penghubung antara panitia dengan peserta, menjawab pertanyaan dari peserta, menyampaikan informasi, dan sebagainya. Sedangkan dalam acara webinar, humas biasanya menghubungi pembicara untuk menyampaikan informasi pada pembicara. Secara umum, humas dalam kepanitiaan juga berperan untuk mencari media partner.

Dapat disimpulkan bahwa public relation merupakan kegiatan yang dilakukan dengan berkomunikasi pada publik untuk menyampaikan pesan dan mendapatkan tujuan yang diinginkan oleh organisasi. Public relation berfungsi dalam menjadi komunikator, membangun hubungan baik, manajemen, dan menciptakan citra yang baik terhadap organisasi.

Tujuan dari adanya public relation adalah untuk membentuk dan mempertahankan pengertian, kepercayaan, serta kerja sama. Adanya public relation ini penting karena menjadi garda terdepan dari suatu organisasi untuk berhadapan langsung dengan publik, menciptakan kesepahaman, serta dapat membentuk impresi maupun citra yang positif.

Metode dari public relation terbagi ke dalam tujuh strategi, yakni publikasi, acara, keterlibatan komunitas, memberi informasi dan citra, negosiasi dan pelobian, serta tanggung jawab sosial. Contoh penerapan dari public relation terdapat dalam pelaksanaan organisasi kemahasiswaan maupun kepanitiaan di universitas.